Merci pour toutes ces réponses argumentées et de vos retours d'expérience.
J'en conclus en pratique que si j'organise un WE pour nos adhérents (et les accompagnants se débrouillent solo avec la structure d'accueil) dans une structure qui fait "tout en un" (plongée et hébergement) et que notre club n'en tire pas de bénéfice financier, alors nous restons dans un cadre autorisé.
En ce qui concerne les annulations de dernière minute, nous avons un règlement intérieur qui précise bien les choses, l'adhérent est redevable des sommes engagées par le club, après que le responsable des sorties ait négocié au mieux avec la structure d'accueil. Si l'annulation est liée à un problème de santé contre indiquant la plongée, alors les sommes dues après négociation sont à la charge du club. Heureusement cela n'arrive pas souvent ...
Cependant il est possible pour chaque adhérent de s'assurer pour ce risque chez AXA, c'est compris dans certaines formules et il faut en informer les adhérents. En cas d'annulation AXA rembourse l'adhérent des sommes dues, et le coût de l'assurance n'est pas prohibitif.
Enfin ce n'est pas la même chose selon les destinations.
Pour nos WE (tous les 15 jours) dans une structure française qui offre plongées et hébergement et ne facture (au club) en fin de WE que les plongées effectuées et les nuits dormies, pas de souci et nous sommes probablement à l'abri des ennuis. Les annulations individuelles ne posent pas de problème, mais je ne sais pas ce qu'il se passerait si j'avais réservé pour 40 (bateau plein) et qu'il n'y ait que 5 personnes au final.
Pour un voyage lointain (et couteux), nous procédons comme décrit plus haut. Le TO est contacté par le responsable du voyage et propose un tarif groupe. Les adhérents s'inscrivent et paient individuellement. Le TO et le responsable du club suivent le fil des inscriptions et sollicitent les retardataires. En cas d'annulation le plongeurs se débrouille avec le TO et l'assurance prise ou pas à l'inscription. Mais cela ne règle pas tous les problèmes : bateau "full charter" réservé pour une croisière, 22 participants. 22 plongeurs disent OK mais finalement 7 ou 8 ne paient pas l'acompte et ne donnent pas suite. Il se passe quoi ?? (je croise les doigts, cela ne m'est jamais arrivé).