Un club asso peut il organiser des sorties pour ses adhérents ?

[Scubacastor]

Le travail n'est pas tout à fait le même pour une structure plongée ou hôtel entre 1 inscription pour 30 plongeurs et 30 inscriptions individuelles.

De toute façon il faut que quelqu'un fasse ce travail et pour l'association la loi l'interdit. Après la structure plongée est un professionnel du tourisme donc c'est son boulot. Si une structure demande de centraliser les dossiers c'est pas un soi un soucis mais il y a une énorme différence de prise de responsabilité entre l'assoc qui va règler un voyage en son nom pour ses membres et des membres qui s'inscrivent individuellement même dans le cas d'un voyage de groupe.

 

 

Sur le second point certains d'entre nous sont rompus à organiser leurs vacances de manière "autonome", là il n'y a pas de souci. Par contre il y a toujours un certain pourcentage de participants aux sorties qui ne savent même pas prendre un billet de train tous seuls ... Donc si on leur demande de verser des acomptes par virement à des hôtels et/ou SCA plongée (et parfois à l'étranger), je n'ose même pas imaginer ce que cela va donner ... C'est l'expérience qui parle

Je comprends mais je vois aussi de mon expérience que plus on mache le travail des membres d'une asso, moins ils sont autonomes pour la moindre tache. Ma compagne est l'une des secretaires de notre club, je donne des cours et j'ai organisé aussi des voyages. Dès lors qu'on commence à prendre les gens par la main, il y a des personnes, y compris des chefs d'entreprise, qui apparemment ne savent plus remplir le moindre formulaire...

 

J'ai proposé 3 voyages de groupes sans que jamais l'asso règle quoi que ce soit ou réserve des places en son nom. Ca s'est très bien passé en communiquant de mon côté une liste de participants au fur et à mesure. Les gens se chargeaient des chèques à l'ordre de la structure et de leur paperasse d'inscription. Au final, on a juste fait un envoi groupé d'une partie des dossiers individuels. D'autres se sont inscrits directement chez eux. La 3eme année, tous les gens se sont inscrits et ont envoyé leurs dossiers directement à la structure.

 

Franchement si un tarif est négocié avec une structure et que celle-ci refuse de considérer que le club vient en groupe au motif qu'elle a 30 chèques avec une liste de participants plutôt qu'un seul reglement, perso je me poserai des questions. Ou plutôt je ne m'en poserai pas car ça voudrait dire qu'il faudrait que le club ou moi-même avançent la trésorerie ce qui n'est pas possible pour les raisons déjà évoquées des cas d'annulations, embrouilles, etc...

 

J'ai eu avec ce système de réglement individuel deux annulations tardives. Dans le premier cas, hormis trouver un remplaçant, ça n'a posé aucun problème pour le club. Dans le second cas, pareil, le membre était parfaitement conscient qu'il avait réglé son acompte à la structure et qu'en renonçant au voyage (probleme de santé) il perdait son investissement. Aucun problème aussi pour le club.

[nics]

La solution est simple, le Club prend les contacts, fait les réservations et chacun paie sa part sur place (ou à l'agence )... c'est comme ça qu'on fait chez nous.

[Scubacastor]

Bin oui , c'est la solution sans embrouilles .

[bardass]

ça c'est valable pour les sorties croisière, qui ont lieu une fois par an

mais quand les sorties sont organisées tous les 15 jours (hein benbulle) ou tous les mois, c'est une autre paire de manches

là tous les adhérents sont contents quand un responsable sortie s'en charge et que le club organise et paie la sortie auprès de l'hébergeur et de la structure plongée

[Scubacastor]

Les adhérents sont peut être contents mais il n'en demeure pas moins que c'est illégal malgré le côté pratique et c'est ça le problème...

 

Après tant que ça se passe bien, tout est merveilleux mais en cas d'embrouilles, ça peut devenir très lourd pour l'asso.

[gerard95]

La solution est simple, le Club prend les contacts, fait les réservations et chacun paie sa part sur place (ou à l'agence )... c'est comme ça qu'on fait chez nous.

 

C'est ce que je fais aussi. Le TO à un tableau des inscriptions chacun se chargeant de payer directement le TO, dans les temps.

 

Coté licence TO , les clubs assos n'y sont pas soumis, mais le comportement doit être le même que celui d'une agence; ce qui 'est jamais fait.

Quant aux séjours avec mineurs non accompagnés, à l'étranger : j'y pense même pas.

[nics]

Même si les sorties se font tous les samedis, qu'est ce qui empêche les participants de payer sur place ?

Même si le tarif est calculé pour un groupe, la division est assez vite faite, non ?

 

Exemple :

J'ai organisé en septembre une sortie club au Val Versasca ;

Il a fallu trouver de quoi loger les gens qui au camping, qui au camping en louant des bungalows, qui à l'hôtel, trouver un resto pour le dimanche et un endroit où gonfler...

La seule chose que j'ai payée de ma poche était les 300 balles pour les réservations des bungalows... Après j'ai choppé les 2 autres qui dormaient et je leur ai tapé 100 balles...

[mamanpoissons]

Merci pour toutes ces réponses argumentées et de vos retours d'expérience.

 

J'en conclus en pratique que si j'organise un WE pour nos adhérents (et les accompagnants se débrouillent solo avec la structure d'accueil) dans une structure qui fait "tout en un" (plongée et hébergement) et que notre club n'en tire pas de bénéfice financier, alors nous restons dans un cadre autorisé.

 

En ce qui concerne les annulations de dernière minute, nous avons un règlement intérieur qui précise bien les choses, l'adhérent est redevable des sommes engagées par le club, après que le responsable des sorties ait négocié au mieux avec la structure d'accueil. Si l'annulation est liée à un problème de santé contre indiquant la plongée, alors les sommes dues après négociation sont à la charge du club. Heureusement cela n'arrive pas souvent ...

 

Cependant il est possible pour chaque adhérent de s'assurer pour ce risque chez AXA, c'est compris dans certaines formules et il faut en informer les adhérents. En cas d'annulation AXA rembourse l'adhérent des sommes dues, et le coût de l'assurance n'est pas prohibitif.

 

Enfin ce n'est pas la même chose selon les destinations.

Pour nos WE (tous les 15 jours) dans une structure française qui offre plongées et hébergement et ne facture (au club) en fin de WE que les plongées effectuées et les nuits dormies, pas de souci et nous sommes probablement à l'abri des ennuis. Les annulations individuelles ne posent pas de problème, mais je ne sais pas ce qu'il se passerait si j'avais réservé pour 40 (bateau plein) et qu'il n'y ait que 5 personnes au final.

 

Pour un voyage lointain (et couteux), nous procédons comme décrit plus haut. Le TO est contacté par le responsable du voyage et propose un tarif groupe. Les adhérents s'inscrivent et paient individuellement. Le TO et le responsable du club suivent le fil des inscriptions et sollicitent les retardataires. En cas d'annulation le plongeurs se débrouille avec le TO et l'assurance prise ou pas à l'inscription. Mais cela ne règle pas tous les problèmes : bateau "full charter" réservé pour une croisière, 22 participants. 22 plongeurs disent OK mais finalement 7 ou 8 ne paient pas l'acompte et ne donnent pas suite. Il se passe quoi ?? (je croise les doigts, cela ne m'est jamais arrivé).

[benbulle]

mais quand les sorties sont organisées tous les 15 jours (hein benbulle)

Bah je vais fermer ma gueule alors puisque j'ai tort.

D'ailleurs si je réserve une chambre d'hôtel pour un copain cet été que je vais d'ailleurs conduire en voiture.... je suis un agence de voyage et c'est interdit .

 

Et la structure fait un "tarif groupe", en parti sur le fait qu'elle gère moins de paperasse et de coup de fil avec un unique interlocuteur.

[erics91]

Hello,

 

Pour une assos type club de plongée ,il me semble qu'un séjour

 

plongée rentre dans ce cadre:

DEROGATION TOLEREE :

 

L’article L 213-2 du code du tourisme indique que les associations

 

1) sans but lucratif

2) qui n’ont pas pour objet social l’organisation de voyages ou de séjours

3) qui ne se livrent à ces opérations qu’à l’occasion de leurs assemblées générales ou de voyages exceptionnels liés à leur fonctionnement

4) et que ces voyages ou séjours sont organisés pour leurs adhérents

ne sont pas tenues d’avoir une licence d’agent de voyages.

 

Donc ou est le problème ?

 

Eric

[Matt]

Hello,

 

3) qui ne se livrent à ces opérations qu’à l’occasion de leurs assemblées générales ou de voyages exceptionnels liés à leur fonctionnement

 

Donc ou est le problème ?

 

Eric

 

Il semblerait que la notion d'"exceptionnel" ait été précisée ensuite et que ce soit au maximum 3 fois par an.

 

Du coup pour un WE sur deux ca le fait pas...

[gerard95]

Dans le texte ici on y trouve un petit résumé réglementaire :

l’article L.211-18 III-a du code du tourisme précise que ne sont pas tenus de satisfaire aux conditions d’aptitude professionnelle, d’assurance de responsabilité civile professionnelle et de garantie financière et à l’immatriculation les associations et organismes sans but lucratif qui n’ont pas pour objet l’organisation de voyages et de séjours et qui ne se livrent à ces opérations qu’à l’occasion de leurs assemblées générales ou de voyages exceptionnels, liés à leur fonctionnement et qu’ils organisent pour leurs adhérents ou ressortissants.

 

Le législateur n’a pas précisé le nombre de voyages au-delà duquel l’immatriculation est requise. Cette disposition ne pourra le cas échéant être interprétée que par le juge.

 

Pour les lotos associatifs, dont le but lucratif pour l'asso ne fait aucun doute le législateur ajoute " …s’agissant de la fréquence des initiatives de chaque organisateur, …, deux à trois séances annuelles constituent la limite d’usage : au-delà, la présomption d’activité commerciale apparaît et, en tout état de cause, il doit être procédé, à l’initiative des préfets, à un examen approfondi de la nature de l’activité et des intentions des organisateurs ".

Pour d'autre cas et activités, j'ai vu le chiffre 6, limite du non commercialisme.

Les Glénan se sont fait taxer pour une activité intense de formations, sans qu'il y ait de nombre particulier.

[Matt]

Le législateur n’a pas précisé le nombre de voyages au-delà duquel l’immatriculation est requise. Cette disposition ne pourra le cas échéant être interprétée que par le juge.

 

J'avais trouvé un site qu'il y a avait maintenant un consensus sur le nombre de 2 ou 3, mais je le retrouve pas.

[Scubaphil]

Ayant organisé pendant des années des WE en Méditerranée pour un club, je découvre avec ce fil, qu'apparemment, nous étions dans l'illégalité , puisque le club avançait les frais auprès des différents prestataires ...

 

Ces sorties étaient réservées aux seuls adhérents et l'association n'en tirait aucun bénéfice.

 

Mais par contre, c'est bien le point n°3 des conditions de dérogations pour les associations (article L.213-2 du code du tourisme) qui pouvait poser problème :

3) qui ne se livrent à ces opérations qu’à l’occasion de leurs assemblées générales ou de voyages exceptionnels liés à leur fonctionnement

Par voyages exceptionnels, une réponse ministérielle du 10 mai 1999 considère que les voyages conservent leur caractère exceptionnel s’il y en a au maximum trois par année civile sous réserves de l’appréciation des tribunaux en cas de litige ou de poursuites pénales.

 

Il aurait été en effet difficile de justifier que les dites sorties soient à caractère "exceptionnel" dans la mesure où elle sont au programme des activités du club toutes les années !

 

Néanmoins, malgré le coté légal qui semble clair, je ne peux que m'interroger sur les aspects anti-pratiques de telles mesures.

En reprenant le cas des sorties que j'organisais, le club assurait le règlement collectif des prestations suivantes :

- location de minibus 9 places pour les trajets

- réservation de bungalows dans un camping

- réservation de plongées auprès d'un centre pro

- gonflage des blocs (il y avait aussi des plongées du bord organisées en direct par notre club)

(Pas de repas, car chacun prévoyait des casses-croutes et les courses se faisaient en commun par bungalow).

 

Je vois quand même difficilement l'accueil du camping (une seule personne) se cogner le règlement individuel de 30-35 personnes pour 6 à 8 bungalows ...

Idem pour l'agence de location des minibus avec 3 véhicules payés par 30 personnes ...

 

Et franchement, s'il faut recourir à une agence de voyage pour s'organiser un WE en bord de mer, ça commence à s'approcher d'une histoire de Shadocks : "pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué" ...

 

Bref, tout ceci ressemble bien à une autre dérive administrativo-légale éloignée de toute considération pragmatique, dont notre pays est malheureusement coutumier ...

[Scubaphil]

Ah si, il y a une astuce pour rentrer pleinement dans ces conditions de dérogations, notamment le point n°3 (caractère exceptionnel ou à l'occasion des AG) : modifier les statuts pour faire coller le nombre d'AG au nombre de sorties à faire, et organiser une AG à chaque sortie !

 

Bon, d'accord, ça ne simplifie pas forcément la lourdeur d'organisation de la sortie ...